WPS 官网下载的软件可以合并 Excel 文件吗？

在日常办公中，经常会遇到需要整合多份 Excel 文件数据的场景，比如汇总多个部门的月度报表、合并不同人员录入的客户信息表等。手动复制粘贴数据不仅耗时费力，还容易出现遗漏、格式错乱等问题。作为国内主流办公软件，WPS 官网提供的 WPS Office 套件中，多款工具支持 Excel 文件合并功能，且操作便捷、兼容性强，能大幅提升数据整合效率。本文将详细解答 “WPS 官网下载的软件能否合并 Excel 文件” 这一问题，同时介绍可实现合并功能的软件、适用场景、分步操作教程及常见问题解决方案，帮助用户快速掌握 Excel 文件合并技巧。

一、明确答案：WPS 官网软件支持 Excel 文件合并，多工具适配不同需求

首先明确回答核心问题：从 WPS 官网下载的 WPS Office 软件（包含 WPS 表格、WPS 会员专属工具等）完全支持 Excel 文件合并，且提供多种合并方式，适配 “相同结构数据批量合并”“不同结构数据选择性合并”“跨格式文件合并” 等不同场景，无论是免费用户还是会员用户，都能找到适合的解决方案。

从 WPS 官网下载的软件中，主要有三类工具可实现 Excel 文件合并：一是WPS 表格内置功能，免费用户即可使用，支持通过 “数据透视表”“合并计算”“Power Query” 等功能合并数据，适合处理结构相似或有明确关联的 Excel 文件；二是WPS 会员专属的 “Excel 合并工具”，集成在 WPS Office 的 “特色功能” 或 “工具中心” 中，支持一键批量合并多份 Excel 文件，无需手动设置，适合处理大量同结构文件；三是WPS PDF 转 Excel 后合并，若需合并的文件包含 PDF 格式（如扫描件导出的 PDF 表格），可先通过 WPS 的 “PDF 转 Excel” 功能将其转为可编辑的 Excel 文件，再进行合并，形成 “格式转换 - 数据合并” 的完整流程。

这些工具均通过 WPS 官网正规渠道提供，确保安全性与兼容性，支持合并后缀为.xlsx、.xls、.et（WPS 表格专属格式）等常见 Excel 格式文件，同时适配 Windows、macOS 等主流操作系统，与微软 Excel 生成的文件无缝兼容，不会出现数据丢失或格式错乱问题。

二、认知基础：Excel 文件合并的常见场景与工具选择

在学习具体操作前，需先明确 Excel 文件合并的常见场景，根据数据结构与合并需求选择对应的 WPS 工具，避免因工具选错导致操作复杂或合并失败。

（一）常见合并场景分类

Excel 文件合并主要分为三类场景，不同场景对应不同的 WPS 工具：

1. 场景一：多份 Excel 文件结构完全相同，需合并数据行

这类场景最为常见，例如 10 个部门提交的月度销售报表，均包含 “产品名称”“销量”“销售额”“负责人” 等相同列，仅数据行不同，需将所有文件的数据整合到一个表格中。此类场景推荐使用WPS 会员专属 “Excel 合并工具” 或 WPS 表格的 “Power Query” 功能，前者支持一键批量合并，后者免费且适合有一定数据处理基础的用户。

2. 场景二：多份 Excel 文件结构部分相同，需选择性合并列

例如合并 “客户基础信息表”（包含 “客户 ID”“姓名”“联系方式”）与 “客户消费记录表”（包含 “客户 ID”“消费金额”“消费时间”），两份文件仅 “客户 ID” 列相同，需通过 “客户 ID” 关联，将消费数据补充到基础信息表中。此类场景适合使用WPS 表格的 “VLOOKUP 函数”“合并计算” 功能，免费用户即可操作，需手动设置关联条件。

3. 场景三：Excel 文件与其他格式文件（如 PDF、CSV）混合合并

若需合并的文件中包含 PDF 格式（如银行流水 PDF、发票导出的 PDF 表格），或 CSV 格式（如从系统导出的简易数据文件），需先通过 WPS 的格式转换功能将其转为 Excel 格式，再进行合并。此类场景需搭配WPS 的 “PDF 转 Excel” 工具与 WPS 表格内置功能，免费用户可使用基础转换功能，会员用户支持批量转换与格式优化。

（二）工具选择建议

根据场景与用户身份（免费 / 会员），可按以下原则选择 WPS 工具：

• 免费用户：优先使用 WPS 表格内置的 “合并计算”“Power Query”“VLOOKUP 函数”，满足基础合并需求；若涉及 PDF 格式，使用免费版 “PDF 转 Excel” 功能（支持单文件转换，转换后需手动调整格式）。
• 会员用户：处理大量同结构文件时，优先使用 “Excel 合并工具”，实现一键批量合并；处理跨格式文件时，使用会员专属的 “批量 PDF 转 Excel” 功能，搭配合并工具提升效率；处理复杂关联数据时，可结合 “Power Query 高级编辑” 功能，实现自动化合并。
• 所有工具均可从 WPS 官网下载的 WPS Office 软件中找到，无需额外安装第三方工具，确保操作安全与数据隐私。

三、下载前准备：确认 WPS 软件版本与设备要求

在使用 WPS 工具合并 Excel 文件前，需先从 WPS 官网下载并安装正确版本的 WPS Office 软件，同时确认设备满足运行要求，避免因版本过低或设备不兼容导致功能无法使用。

（一）WPS 软件版本选择

从 WPS 官网下载 WPS Office 时，需选择支持 Excel 合并功能的版本：

• 基础版本：官网提供的 “WPS Office 个人免费版” 已包含 WPS 表格内置的 “合并计算”“VLOOKUP 函数”“Power Query” 等免费功能，可满足基础合并需求；
• 会员版本：若需使用 “Excel 合并工具”“批量 PDF 转 Excel” 等高级功能，需下载 “WPS Office 会员版”（可先下载免费版，登录会员账号后解锁高级功能，无需单独下载安装包）。
• 建议从 WPS 官网 “产品中心” 下载最新版本（2023 及以上版本），新版本修复了旧版本的兼容性问题，新增 “智能合并检测”“格式自动对齐” 等功能，提升合并准确性。官网下载地址可通过浏览器直接输入域名，或搜索 “WPS 官网” 进入，在 “产品中心” 选择 “WPS Office”，根据设备系统（Windows/macOS）选择对应安装包，避免从第三方网站下载，防止捆绑软件或恶意程序。

（二）设备与系统要求

WPS Office 对设备配置要求较低，主流电脑均可满足：

• 操作系统：支持 Windows 7 及以上版本（32 位 / 64 位）、macOS 10.12 及以上版本，暂不支持移动端（手机、平板）合并 Excel 文件（移动端仅支持查看，不支持高级合并功能）；
• 硬件配置：CPU 为 Intel Core i3 及以上或同等性能处理器，内存≥4GB（处理大量数据时建议≥8GB），硬盘剩余空间≥2GB（WPS Office 安装包约 500MB，合并大文件时需临时占用存储空间）；
• 辅助设置：确保电脑已安装.NET Framework 4.5 及以上版本（Windows 系统）或 Xcode Command Line Tools（macOS 系统），部分合并功能（如 Power Query）需依赖这些组件运行，若未安装，WPS 会在安装过程中自动提示下载，按提示完成即可。

四、分步教程：使用 WPS 官网软件合并 Excel 文件（分场景操作）

根据不同合并场景，以下详细介绍使用 WPS 官网软件合并 Excel 文件的操作步骤，涵盖免费功能与会员功能，新手也能快速上手。

（一）场景一：批量合并同结构 Excel 文件（会员工具一键操作）

适用于多份 Excel 文件列结构完全相同，需合并数据行的场景，以合并 5 份 “部门销售报表.xlsx” 为例：

第一步：打开 WPS Office，找到 “Excel 合并工具”

从 WPS 官网下载并安装 WPS Office 后，打开软件，点击左侧导航栏的 “特色功能”（或顶部菜单栏 “开始 - 特色功能”），在 “数据处理” 分类中找到 “Excel 合并工具”（若未找到，可在顶部搜索框输入 “Excel 合并”，快速定位工具）。

第二步：添加需合并的 Excel 文件

点击 “Excel 合并工具” 界面的 “添加文件” 按钮，在弹出的文件选择窗口中，按住 Ctrl 键（Windows）或 Command 键（macOS），选中所有需合并的 Excel 文件（如 “销售报表 - 财务部.xlsx”“销售报表 - 技术部.xlsx” 等），点击 “打开”。若文件存放在同一文件夹，可点击 “添加文件夹”，一次性导入文件夹内所有 Excel 文件，避免逐个添加。

第三步：设置合并参数

添加文件后，工具会自动检测文件结构，若提示 “所有文件结构一致，可直接合并”，则无需额外设置；若存在个别文件结构差异（如列顺序不同），可勾选 “自动对齐列顺序”，工具会按列名匹配数据，避免错位。

在 “输出设置” 中，选择合并后文件的保存路径（建议选择桌面或常用文件夹，方便查找），设置输出文件名（如 “2024 年 5 月全部门销售报表.xlsx”），同时可勾选 “保留原始格式”（确保合并后表格样式与原文件一致）、“添加来源标识列”（在合并表格中新增 “文件来源” 列，标注每条数据来自哪份原文件，便于后续核对）。

第四步：一键合并并查看结果

确认参数无误后，点击 “开始合并” 按钮，工具会显示合并进度（如 “正在合并 3/5 文件，已处理 120 行数据”），合并完成后弹出 “合并成功” 提示，点击 “打开文件” 即可查看合并后的 Excel 表格。此时所有原文件的数据已按行整合到新表格中，列结构与原文件一致，格式无错乱。

（二）场景二：合并不同结构 Excel 文件（免费功能：VLOOKUP 函数）

适用于两份 Excel 文件有共同关联列（如 “客户 ID”），需选择性合并列的场景，以合并 “客户信息表.xlsx” 与 “客户消费表.xlsx” 为例：

第一步：用 WPS 表格打开基础文件

从 WPS 官网下载 WPS Office 后，打开 “客户信息表.xlsx”（包含 “客户 ID”“姓名”“电话” 列），这是合并后的基础表格，后续将消费数据补充到该表格中。

第二步：插入新列，准备合并

在 “客户信息表” 的空白列（如 D 列），输入列标题 “最近消费金额”，用于存放从 “客户消费表.xlsx” 中匹配的数据。

第三步：使用 VLOOKUP 函数设置匹配公式

点击 D2 单元格（首行数据对应的 “最近消费金额” 单元格），输入 VLOOKUP 函数公式：=VLOOKUP(A2,'[客户消费表.xlsx]Sheet1'!$A:$C,3,0)，公式中各参数含义如下：

• A2：关联列的基础单元格（“客户信息表” 中的 “客户 ID”，用于匹配 “客户消费表” 中的相同 ID）；
• '[客户消费表.xlsx]Sheet1'!$A:$C：数据源范围（“客户消费表” 的 Sheet1 工作表中，A 列到 C 列，包含 “客户 ID”“消费时间”“消费金额”）；
• 3：需提取的数据列在数据源范围中的位置（“消费金额” 是数据源的第 3 列，故填 3）；
• 0：精确匹配（确保只有 “客户 ID” 完全一致时才返回数据，避免错误匹配）。
• 输入公式后按 Enter 键，D2 单元格会自动显示与 A2 “客户 ID” 对应的 “最近消费金额”。若原文件中无匹配数据，会显示 “#N/A”，后续可手动核对补充。

第四步：批量填充公式，完成合并

将鼠标光标移动到 D2 单元格右下角，当光标变为黑色十字（填充柄）时，按住左键向下拖动，直到覆盖所有数据行。此时 D 列所有单元格会自动应用 VLOOKUP 公式，批量匹配并填充 “最近消费金额”，实现两份不同结构 Excel 文件的选择性合并。最后点击 “保存” 按钮，保存合并后的文件。

（三）场景三：合并 PDF 与 Excel 文件（免费功能：PDF 转 Excel + 合并）

适用于需合并的文件包含 PDF 格式（如 “银行流水.pdf”），需先转换格式再合并的场景：

第一步：用 WPS 将 PDF 转为 Excel

打开从 WPS 官网下载的 WPS Office，点击左侧导航栏 “PDF 工具”，选择 “PDF 转 Excel”，上传 “银行流水.pdf” 文件（免费用户支持单次上传 1 个文件，最大 20MB），点击 “开始转换”，转换完成后下载并保存为 “银行流水.xlsx”。

第二步：合并转换后的 Excel 与原 Excel 文件

打开原 Excel 文件（如 “个人收支表.xlsx”），同时打开 “银行流水.xlsx”，按场景一或场景二的方法合并：若两者结构相同（如均包含 “日期”“收支金额”“备注” 列），可复制 “银行流水.xlsx” 的数据行，粘贴到 “个人收支表.xlsx” 的末尾；若结构不同（如 “银行流水” 有 “交易类型” 列，“个人收支表” 没有），可使用 “合并计算” 功能（顶部菜单栏 “数据 - 合并计算”），选择 “求和” 或 “计数” 等方式，按 “日期” 列关联合并数据。

五、实用技巧：提升 Excel 文件合并效率与准确性

掌握以下技巧，能进一步提升 WPS 软件合并 Excel 文件的效率，避免常见错误，确保数据准确：

（一）合并前的数据预处理技巧

1. 统一原文件格式：合并前检查所有 Excel 文件的列名、数据类型（如 “日期” 列是否均为日期格式，“金额” 列是否均为数值格式），若存在差异，先在 WPS 表格中修改统一（如通过 “数据 - 分列” 功能调整日期格式），避免合并后数据错乱。
2. 删除空行与重复数据：在原文件中，通过 WPS 表格的 “数据 - 删除重复项” 功能，删除重复的关联数据（如重复的 “客户 ID”“订单号”）；通过 “查找和选择 - 定位条件 - 空值”，删除空行，减少合并后的数据冗余。
3. 关闭其他占用文件的程序：合并前关闭所有正在打开的原 Excel 文件，避免因文件被占用导致合并工具无法读取数据，出现 “文件已打开，请关闭后重试” 的错误。

（二）合并后的核对与优化技巧

1. 核对数据行数与原文件总和：合并完成后，在 WPS 表格中通过 “开始 - 查找和选择 - 查找”，输入 “*”（匹配所有数据行），查看 “查找全部” 结果中的行数，是否等于所有原文件数据行数之和，若不相等，需检查是否有文件未添加或数据行遗漏。
2. 使用条件格式标记异常数据：若合并后出现 “#N/A”“#VALUE!” 等错误值，可通过 “开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 错误值”，将错误单元格标记为红色，便于快速定位并手动修正（如补充缺失的关联数据）。
3. 保存为兼容格式：若合并后的文件需分享给使用微软 Excel 的同事，可在 WPS 表格中点击 “文件 - 另存为”，选择 “Excel 工作簿（.xlsx）” 格式，避免因格式不兼容导致对方无法打开。

六、常见问题解决与安全注意事项

在使用 WPS 官网软件合并 Excel 文件时，可能会遇到各类问题，掌握以下解决方案与安全注意事项，能确保操作顺利，保护数据安全。

（一）常见问题及解决方案

1. 合并工具提示 “无法读取文件，请检查文件格式”：
2. 原因：原文件格式损坏（如 Excel 文件因断电导致保存失败），或文件后缀名错误（如将.txt 文件手动改为.xlsx）。
3. 解决方案：用 WPS 表格尝试打开原文件，若提示 “文件损坏”，点击 “修复” 按钮，修复后再重新合并；若后缀名错误，右键文件选择 “重命名”，修改为正确后缀（如将 “数据.txt” 改为 “数据.csv”，再用 WPS 表格打开并另存为.xlsx 格式）。
4. VLOOKUP 函数返回 “#N/A”，但实际存在匹配数据：
5. 原因：关联列的数据类型不一致（如 “客户 ID” 在 A 文件中是文本格式，在 B 文件中是数值格式），或存在空格（如 “ID123” 与 “ ID123”（前面多空格）视为不同数据）。
6. 解决方案：选中关联列，通过 “开始 - 格式 - 单元格格式”，将两份文件的关联列设置为相同类型（如均设为 “文本”）；若存在空格，使用 “查找和替换” 功能（Ctrl+H），将空格替换为空，消除差异后重新使用函数。
7. 批量合并时进度卡住，无法完成：
8. 原因：原文件中存在大量复杂公式或图片（如 Excel 文件包含嵌套函数、插入的图表），导致合并工具处理缓慢；或电脑内存不足，无法支撑多文件同时读取。
9. 解决方案：先在原文件中删除无关图片与冗余公式（保留基础数据列），再重新合并；关闭电脑中其他占用内存的程序（如浏览器、视频软件），释放内存后重试；若文件数量超过 20 份，可分批次合并（如先合并 10 份，再将合并结果与剩余 10 份合并）。

（二）安全注意事项

1. 仅从 WPS 官网下载软件：切勿从第三方网站下载 “WPS Excel 合并工具”，此类非官方渠道可能捆绑恶意软件，导致电脑感染病毒或数据泄露；通过 WPS 官网 “产品中心” 下载的软件均经过安全检测，确保无风险。
2. 合并敏感数据前关闭云同步：若合并的 Excel 文件包含机密信息（如公司财务数据、客户隐私），在操作前关闭 WPS 的云同步功能（点击 WPS 顶部 “云同步” 按钮，选择 “暂停同步”），避免数据自动上传至云端，保护隐私安全。
3. 合并后备份原文件：合并完成后，不要立即删除原 Excel 文件，建议将其备份至单独文件夹（如命名 “合并前原文件备份”），若后续发现合并数据错误，可通过原文件重新核对与合并，避免数据丢失。

七、总结

从 WPS 官网下载的 WPS Office 软件完全支持 Excel 文件合并，且提供多工具、多场景的解决方案：免费用户可通过 WPS 表格内置的 “VLOOKUP 函数”“合并计算”“Power Query” 实现基础合并需求；会员用户可使用 “Excel 合并工具” 一键批量合并同结构文件，搭配 “批量 PDF 转 Excel” 功能处理跨格式文件，大幅提升效率。

操作核心在于根据数据结构选择合适工具：同结构文件优先用会员工具一键合并，不同结构文件用免费函数手动关联，跨格式文件先转换再合并。同时，通过合并前预处理数据、合并后核对结果、仅从官网下载软件等技巧，可确保合并准确与安全。掌握这些方法后，用户无需依赖其他付费软件，就能用 WPS 高效完成 Excel 文件合并，解决办公中的数据整合难题。